就活で電話を使う、知っておきたい7つの知識!

就活で電話を使う、知っておきたい7つの知識!

就活電話を使う時に、知っておきたい知識を7つに絞って説明します。読者対象は、これから就活を始める新卒者ですが、既に始めている方にも役立つでしょう。失礼の無い電話のかけ方を解説しているからです。

なぜ、就活で電話を使うことが重要なのか?

「就活で電話を使う時のポイントが知りたい」と考えて、あなたはこのページをご覧になられていると思います。現代の就活はメールが連絡手段の中心ではありますが、電話もまだまだ使われていますので、失礼が無いようにマナーを覚えておきたいですよね。

ところで、年齢が上がるほど電話が連絡手段として使われる傾向にあります。採用担当者は年齢が高い場合が多いですから、電話によるやり取りをする可能性が高いわけです。ですので、電話に慣れておくのはとても重要だといえるでしょう。

そこで、どうすればマナー良く電話対応できるのか、詳しく説明しましょう。

就活で電話を使う、ポイントはこの7つです!

それでは、就活で電話を使う時のポイントをご紹介します。全部で7つありますので、しっかり頭に入れてください。

電話のかけ方と出方の基本を知る

まずは、電話のかけ方と出方の基本を知っておきましょう。最近は、ラインなど文字によるやり取りが多くなっていますので、意外と音声によるやり取りが少ないのではないでしょうか。特に、かしこまった使い方はしたことがないと思いますので、基本から説明します。

電話のかけ方とは?

電話のかけ方ですが、基本的には以下のような手順です。

  1. 電話番号を入力して相手を呼び出す。
  2. 自分が最初に名乗り、次に相手の名前を確認する。
    (相手が先に名乗った場合は確認しなくてもよい)
  3. 違う人が出た場合は、目的の相手に代わってもらう。
  4. 用件を伝える。
  5. 要件が終わったら電話を切る。

上記のような流れになると思います。相手が誰であろうと、ため口はだめです。必ず敬語を使うようにしましょう(尊敬語と謙譲語が使い分けできればベスト)。この時重要なのは、「突然電話をかけてしまって申し訳ない」という気持ちで話をすることです。

なぜなら、受け手としては突然に話すことを強要されるからです。あなたも、「電話に出るのが当たり前でしょ」という態度をされたらイライラしますよね。ですので、「貴重な時間を使わせてしまい申し訳ない」という気持ちで電話をかけてほしいのです。

こうすれば、自然と丁寧で腰の低い電話のかけ方になるはずですよ。

電話の出方とは?

続いて電話の出方ですが、基本的には以下のような手順です。

  1. 呼び出し音が鳴ったら電話に出る。
  2. その際に、自分の名前を名乗る。
    (知らない番号の場合は名乗らなくてもよい)
  3. 用件を聞く。
  4. 要件が終わったら電話を切る。

この手順で構わないと思います。なお、知らない番号からかかってきた電話に出るのは、昨今のセキュリティの観点からすると少々怖いと思います。ですが、就活中の場合は企業からの電話などもあると思いますので、念のため出るようにした方が良いでしょう。

「はい、もしもし」と出れば十分ですので、心では警戒しつつも、言葉は物腰柔らかく応対するようにします。

いずれにしても、電話に出る際のコツは、「私のために、わざわざご自分の時間を割いてお電話いただき感謝いたします」という気持ちで受けるようにしてください。こうすれば、かけてきた相手に対して印象良く対応できるはずですよ。

身近な人とやり取りすることで電話に慣れるのも一つの方法です。

電話に出れなかったときどうする?

どうしても電話に出られない時があると思います。忙しい時や公共の交通機関で移動している最中、自動車や自転車を運転している最中などは出られないし、出てはいけないですよね。このような場合は、どうしようもないですから気にしなくて構いません。

電話とは突然かかってくるものですから、出られないことがあるのは当たり前なのです。それ以外では、非通知で番号が分からないために(不審に思って)出れないということもあるのではないでしょうか。セキュリティを考えれば出たくないと思います。

通常は、就活の電話であれば非通知ということはまず考えられませんので、出なくても問題ありません。また、電話がかかってくる相手が分かっているいのであれば、番号を登録しておけば名前が表示されるわけですから、そのような工夫も必要でしょう。

少しでも安心するためには、留守番電話(以下:留守電)の設定を検討してください。訪問した会社からの連絡であれば、メッセージを残してもらえるはずです。着信履歴だけでなく留守電を設定することで、電話に出れない場合でも安心ですよ。

留守電の対応方法とは?

自分の電話の留守電は設定するだけですが、相手が留守電だった場合どうすればいいんでしょうか? 電話に慣れていないと、メッセージを残す際に意外と緊張するのではないかと思います。一方的に話すというのは案外難しいものなんです。

なぜなら、相手が聞きたいであろうと思われる内容を予想しなくてはいけないからです。これが会話であれば、相手が自分から情報を引き出してくれるので、あまり考える必要がありません。このような点が、留守電に苦手意識を持つ原因なんですね。

そこで電話をかける際には、以下に挙げるような情報をあらかじめメモしておきましょう。こうすることで、留守電だった場合に備えておけますよ。

  • 自分が誰なのか?
  • どのような要件なのか?
  • 期日があるのか?
  • 訪問なら日時はいつなのか?
  • 折り返し連絡してほしいのか?

などの情報を事前にまとめておきましょう。もちろん連絡の内容は様々でしょうから、上記例に限らず臨機応変に対応して、伝えるべきことが伝わるように備えておいてください。

電話をかける時間はいつが良いのか?

いつ電話をかけても問題ないと思いますが、外した方が良い時間帯というのはあります。具体的には早朝とお昼と夕方ですが、以下のような理由からです。

  • 早朝…朝礼をしていたり、仕事の準備をしたりしている。
  • お昼…昼食などお昼休憩で離席している。
  • 夕方…仕事の後片付けなどをしている。

つまり、この3つの時間帯は忙しいために、担当者は電話がかかってきても余裕を持って対応できない可能性があるのです。ただ、これはあくまでも常識的に考えた場合の話ですので、業種によって営業時間帯が違いますから、よく確認しておく必要があります。

電話で連絡するということは、急ぎの用事があるということだと思いますので、すぐに話をしたいという気持ちはわかります。しかし、電話は相手を一定時間拘束するものですから、迷惑が掛からないように慎重な対応を心がけましょう。

急がない場合は、メールで連絡を取ることも検討してください。

電話を折り返すときの注意点とは?

着信履歴や留守電のメッセージから、折り返し電話をかけることがあると思います。そのような場合は、電話がかかってきた旨を伝えて取り次いでもらってください(もちろん、携帯電話など直接本人からかかってきた場合は、取次は関係ありません)。

電話をかけてきた方とつながったら、電話がかかってきたその時に出られなかったことをお詫びすると同時に、お礼の言葉も伝えて丁寧に話をしましょう。友達からの電話でも、「ごめんね」ぐらいは言いますよね。

このようにする意味ですが、「相手が電話をかけるのに一番都合の良いタイミングであったにもかかわらず、それに応えられなかった」ということへの謝罪の気持ちです。もちろん、こちらの都合もあるわけですが、まずは相手を気遣うということですね。

なお、会社によっては就活生に電話料金を負担させないために、いったん切ってかけなおしてくる場合もあると思います。そのような場合は、恐縮しながらも素直に受けてください。

求人を電話で問い合わせるときの注意点とは?

求人に関して電話で問い合わせるときも、基本はこれまでと同じです。自分が何者なのかというところから入って、用件を伝えます。すると、以下のような流れになると思います。

  1. 自分について説明する
  2. 求人についての問い合わせであることを伝える
  3. 現在、求人をしているのか確認する
  4. (求人していれば)募集要項が欲しいことを伝える
    ※入手方法を教えてくれます
  5. お礼を言って問い合わせ終了

このような流れになるでしょう。ポイントは、募集要項が欲しい旨をいきなり伝えていないところです。なぜなら、既に充足して募集が終わっている可能性があるからです。物事には順序がありますから、自分の想いが先走らないようにしましょう。

また、問い合わせ窓口が一つだけの会社の場合は、電話に出た人が求人に対応できないことがあります。その場合は担当者に代わってもらう必要がありますので、自分の要件を最初に伝えて、電話に出た人の対応範囲であるかどうかを判断してもらうわけですね。

このような、ちょっとした気遣いが電話問い合わせでは重要だといえるでしょう。

合否連絡が電話の場合に気を付けることとは?

就活の電話で最も気になるのが、合否連絡だと思います。そこで、合否が電話で通知された場合に気を付けることを考えてみます。

会社から電話がかかってきたら、落ち着いて出ることを心がけましょう。なぜなら、合否どちらの場合であっても、最後まで話を聞かないと早とちりしてしまう恐れがあるからです。そこで、合否それぞれの場合に分けして説明しましょう。

採用内定の連絡だった場合

採用内定の連絡だった場合は、まずはお礼を言います。次いで、今後どのような対応をすればよいのかをしっかり聞いてください(できればメモしましょう)。手続きであるとか、入社までにすべきこと、場合によってはプレ研修などがあるかもしれません。

ここで浮かれてしまうと、担当者が「本当にこの人を採用して大丈夫なのか?」と疑問を感じるかもしれません(さすがに内定取り消しは無いでしょうが…)。喜びを表すことは良いことですが、しっかりと説明を聞いて、分からないことは質問しましょう。

不採用の連絡だった場合

あまり考えたくはないかもしれませんが、不採用だった場合についても説明しておきます。やはり最初は、連絡してもらったことに対してお礼を言いましょう。ガッカリした気持ちがあるとは思いますが、そこは何とか抑えて担当者の話を最後まで聞いてください。

というのも、不合格の通知で終わらない可能性があるからです。2次募集について説明があるかもしれないし、別の募集について教えてもらえるかもしれないからです。どうしても入社したいという気持ちがあるなら、今後の採用について聞いてもよいと思います。

まとめ

いかがでしたでしょうか?

現代の就活で電話を使うことは少ないかもしれませんが、それでも全く使わないということは無いと思いますので、ぜひ慣れておきましょう。入社すると必ず電話を使いますので、今から慣れておいても全く損は無いと思います。

最後に電話対応のコツをまとめると、相手への気遣いがどこまでできるかがポイントです。なぜなら、電話をかけるにしろ受けるにしろ、貴重な時間を割くからです。相手に対して、時間を費やしてくれたことに感謝する気持ちを持ちましょう。

このような気持ちがあれば、実は自然と良い電話対応ができるようになりますので、やってみてもらいたいと思います。

以上、就活で電話を使う時に知っておきたい知識の説明でした。

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